Kennen Sie die Geschichte der Erfindung des Rades? Die Menschen mühten sich damals ab, die Lasten auf Karren zu schieben. Ein schlauer Typ sah dieses Dilemma und erfand mit dem Rad eine passende Lösung. Als der Erfinder den Lastenschiebern sein Rad anbot, lehnten sie genervt ab: "Dafür haben wir jetzt keine Zeit. Wir müssen schieben!"
Das Unheil hat einen Namen: Medienbruch
Kommt Ihnen bei dieser Geschichte etwas bekannt vor? Die meisten Mitarbeiter sind in Unternehmen durch sinnfreie Tätigkeiten völlig ausgelastet. Innovationen? „Dafür haben wir jetzt keine Zeit!“ Heute behindert die ineffiziente Arbeitsweise das Einführen von neuen Technologien. Es ist einfach keine Zeit da, diese in Ruhe zu entwickeln und auszuprobieren. Medienbrüche sind dafür eine zentrale Ursache. Diese Medienbrüche entstehen beim Wechsel des informationstragenden Mediums. Ein Beispiel ist ein Papierformular: Eine Person füllt dieses Formular per Hand aus. Eine weitere Person überträgt dann die Daten in den Computer. Eine dritte Person druckt die Datensätze aus und trägt sie in ein anderes Computerprogramm ein.
Glauben Sie nicht? Gehen Sie einmal mit offenen Augen durch ihre Firma. Medienbrüche finden Sie heute noch überall. Ein Beispiel ist ein Bestellvorgang: Anstatt eines Online-Bestellsystems trägt der Kunde die Daten per Hand aus einem Katalog in einen Bestellschein ein. Anschließend sendet er das ganze per Fax an den Hersteller. Der Verkäufer druckt dem Kunden dann eine Rechnung aus. Sowohl Käufer und Verkäufer müssen diese Daten anschließend in ihr IT-System übertragen.
Arbeiten wie zu Zeiten von Sisyphus
Die Aufgabe vieler Angestellter besteht im Eintragen von Daten in ein Computersystem. Das Schlimme ist, dass es sich dabei um Daten handelt, die bereits irgendwo im System vorhanden sind. Ganze Abteilungen sind damit beschäftigt Dinge von Papier in das IT-System einzutragen und auf Plausibilität zu prüfen. Jedes manuelle Formular oder jede Bescheinigung verursacht auf diese Weise langweilige Verwaltungsarbeit.
Dieser Prozess der Datenverarbeitung ist unproduktiv und fehlerbehaftet. Noch schlimmer ist das Abstimmen zwischen Kunden und Lieferanten. Das Ganze läuft in vielen Fällen per Telefon und Fax ab. Leute sind nicht zu erreichen, das Büro ist geschlossen und die Informationen werden nicht weitergeleitet. Zahlreiche Mitarbeiter sind größtenteils damit beschäftigt, nutzlose bürokratische Aufgaben zwischen einzelnen Bereichen zu erledigen. Das Ganze kostet Geld, Zeit und Nerven.
Viele Tonnen von Papier benötigen Organisationen für diesen Verwaltungsakt, was einzig die Papierindustrie freut. Diesen ganzen Papierkram müssen die Mitarbeiter ablegen. Die Ordner überfüllen die Büroschränke und die Suche nach Informationen kostet wertvolle Zeit. Manchen Mitarbeitern bleibt kaum die Zeit zum Aufräumen, da sie den ganzen Irrsinn am Laufen halten müssen.
Algorithmen erledigen Routineaufgaben
Mit individuell zugeschnittener Software lassen sich viele Prozesse deutlich vereinfachen. Das Beseitigen von Medienbrüchen gehört zu einer der grundsätzlichen Maßnahmen in der Digitalisierung. Algorithmen tragen automatisch alle wichtigen Informationen aus den IT-Systemen zusammen. Sie prüfen die notwendigen Anforderungen, optimieren die Prozesspläne und lösen notwendige Bestellungen aus. In der Produktion berechnen Algorithmen die jeweiligen Produktionszeiten, um die Güter herzustellen, wenn sie gebraucht werden. Automatisch ordern Algorithmen zum passenden Versandzeitpunkt den Logistiker. Dieser plant mit einem Algorithmus die optimalen Auslieferungsrouten. Eventuelle Verzögerungen werden per Email an den Kunden verschickt.
Warum treten Medienbrüche dieser Art in der heutigen Zeit noch auf? Aus meiner Erfahrung existieren zwei Gründe: Der erste Grund ist die althergebrachte Aussage: „Wir haben das immer schon so gemacht.“ An dieser Stelle müssen wir alle zusammen über unseren Schatten springen. Den digitalen Wandel können und dürfen wir nicht aufhalten! Der zweite Grund ist der Entscheidende: Viele Mitarbeiter sind von dem vorherrschenden Prozess selber mehr als genervt. Der Vorgesetzte weiß, dass diese Prozedur nicht mehr zeitgemäß ist. Gegen eine Änderung hat in der Regel niemand etwas einzuwenden. Aber wie erfolgt eine Änderung? Die IT-Abteilung ist permanent überlastet. Das eigene Umsetzen scheitert in vielen Fällen am IT-Wissen. Konkret sind das fehlende oder mangelnde Programmierkenntnisse. Mit kostenlosen Open Source Werkzeugen, wie Python, können Sie heute viele
Routineaufgaben schneller erledigen. Medienbrüche sind auf diesem Weg mit bereits wenigen Programmierzeilen gezielt zu umschiffen.
Was geschah eigentlich nach der Erfindung des Rades? Der alten Legende nach, gründeten einige „Experten“ eine Kommission, um die Gefahren des Rades zu diskutieren. Die Wagen mit den Rädern könnten Personen überrollen und die Menschen verloren ihre „Schiebekompetenz“. Heute ist es die Entscheidungskompetenz, die Menschen angeblich beim Einsatz von Algorithmen verlieren. Trauern Sie nicht überholten Dingen nach! Setzen Sie Algorithmen sinnvoll ein, um sich das Leben zu erleichtern!